Nguyễn Thuỳ Linh: Khi nhân viên thay phiên làm giám đốc

Khi mới tham gia CECEM với vai trò là một tình nguyện viên, sinh viên thực tập, chị Nguyễn Thùy Linh có lẽ không thể ngờ rằng sau 10 năm, mình lại trở thành giám đốc.

Nguyễn Thùy Linh: Tôi là giám đốc thứ 3 kể từ khi CECEM thành lập. Quan điểm của mọi người ở CECEM là luôn khuyến khích giới trẻ và muốn thay đổi. Hơn nữa, tại CECEM, chức vụ giám đốc không đi kèm với quyền lợi, mà là một trách nhiệm, một cơ hội để học. Khi một người rời vị trí giám đốc, người đó lại quay lại tập trung hơn vào làm chuyên môn. Mọi người bên CECEM đều muốn làm chuyên môn, và cũng ghi nhận đánh giá của mình dựa trên chuyên môn. Bản thân tôi khi trở thành giám đốc, tôi cũng ý thức được rằng mình đang được trao cơ hội để học chứ không phải là lên chức. Tôi rất biết ơn CECEM đã tạo cho tôi cơ hội ấy, bởi khi phải học cách quản lý, cách ra quyết định, tôi đã trưởng thành lên rất nhiều. Ngoài ra, với việc áp dụng mô hình luân chuyển vị trí giám đốc, các tư vấn của CECEM cũng trở thành những nhà quản lý thực sự. Điều đó giúp cho hoạt động tư vấn về phát triển tổ chức của CECEM sát với thực tế hơn. 

Nguyễn Thùy Linh: CECEM hiện đang chọn giám đốc bằng cách tổ chức thi tuyển nội bộ. Thực ra, CECEM cũng từng đặt câu hỏi là có nên tuyển người bên ngoài. Người bên ngoài có thể đem đến những ý tưởng và cách làm mới, nhưng việc tuyển dụng họ cũng có thể đem lại rủi ro là người giám đốc mới không hiểu ngay được văn hóa tổ chức, không hòa nhập được, chưa có đủ sự cam kết, gắn bó, hoặc lái tổ chức đi theo một hướng khác mà các thành viên không muốn. Tuy nhiên, CECEM cũng không đặt ra quy định bắt buộc phải chọn người bên trong tổ chức. Việc lựa chọn người nào còn tùy thuộc vào từng thời điểm. 

Nguyễn Thùy Linh: Tôi thấy CECEM làm một tổ chức linh hoạt vô cùng. Hai giám đốc trước tôi có phong cách hoàn toàn khác nhau. Một người rất nghiêm túc và chuẩn mực,; một người thì sáng tạo và linh hoạt. Mọi người trong tổ chức đều tôn trọng sự khác biệt ấy, kể cả khi một giám đốc mới lên, người giám đốc cũ cũng không can thiệp vào cách quản lý mới. Mọi người có được sự đồng thuận như vậy là vì bình thường, tất cả mọi người ở CECEM đều nắm được thông tin và tham gia vào việc quản lý tổ chức.

Nguyễn Thùy Linh: Khi lên làm giám đốc, tôi thực sự là một người rất trẻ; về một số khía cạnh của năng lực, tôi không phải là xuất sắc so với những người khác. Tôi rất biết ơn vì mọi người đã nhìn ra những ưu điểm của tôi, có thể đơn giản chỉ là tính kiên định và trân trọng sự khác biệt, và tin tưởng, ủng hộ những quyết định của tôi. 

Đầu năm ngoái (2012), CECEM hơi khủng hoảng vì công việc ít, doanh thu giảm. Lúc ấy, tôi thực sự rất băn khoăn liệu mình đảm nhận vị trí giám đốc có hơi vô trách nhiệm không, bởi thực sự tôi cảm thấy mình không đủ khả năng. Thế rồi chúng tôi có một cuộc họp để chia sẻ những suy nghĩ của bản thân về tình trạng hiện tại và tương lai của tổ chức. Trong cuộc họp đó, chúng tôi khóc rất nhiều, trong lòng ai cũng có những băn khoăn, lo lắng. Nhưng khi nói hết ra được với nhau, chúng tôi lại cảm thấy gắn bó với nhau hơn, và cùng nhìn về một hướng, rằng làm sao để đưa CECEM ra khỏi cuộc khủng hoảng này.

Cuối cùng, tôi đưa ra quyết định là sửa đổi hẳn cách trả lương cho mọi người. Lương của mỗi người sẽ không cố định hàng tháng nữa, mà sẽ được tính dựa trên doanh thu, những hợp đồng tổ chức có được. Tôi hiểu rằng tôi đã đặt mọi người vào một tình thế rất bất an. Tuy nhiên, vì mọi người đều gắn bó và coi tổ chức này là của mình, nên họ đều nhất trí rằng nếu không thay đổi, thì một ngày nào đó chính mình cũng rơi vào khủng hoảng vì những chi tiêu của mình không dựa trên cơ sở doanh thu nào cả. Chúng tôi thử áp dụng cơ chế trả lương này trong vài tháng, và cuối cùng mọi người quyết định là sẽ tiếp tục áp dụng nó.

Nguyễn Thùy Linh: Khi tôi tiếp nhận vai trò giám đốc, chị giám đốc cũ đang nghỉ sinh. Quả thực lúc đó tôi cũng rất băn khoăn vì khi chị ấy nghỉ, tôi không có nhiều cơ hội để trao đổi với chị ấy. Tuy nhiên, khi trở lại, chị nói rằng chị ủng hộ những quyết định của tôi, và điều đó làm tôi vô cùng xúc động. 

Ở cơ quan tôi, mọi người rất tin tưởng vào từng cá nhân. Chúng tôi thường nói rằng mình tin nhau là người tử tế, và mình tin vào người tử tế, thế nên không có gì phải sợ cả. Khi mới trở thành giám đốc, tôi cứ đùa rằng mọi người giao tổ chức vào tay em, nhỡ em làm tổ chức lụn bại thì sao. Mọi người nói rằng một mình tôi không thể làm cơ quan lụn bại được, bởi tất cả luôn ở bên tôi. Thực sự chúng tôi chia công việc quản lý theo từng mảng và phân công cho mọi người. Mỗi người, kể cả nhân viên mới, đều tham gia quản lý một vài đầu việc, do đó gánh nặng được san sẻ bớt, và mọi người cũng có thêm động lực, sự chủ động, và gắn bó với cơ quan.

Nguyễn Thùy Linh: Người ra đi thì có, còn có phải vì giám đốc mới lên không thì có lẽ là không, vì nếu thế phải đi ngay khi có giám đốc mới. Do mọi người đều tham gia quản lý tổ chức và nắm được hết các văn bản, thông tin, nên mọi người đều hiểu mỗi sự thay đổi, hay mỗi quyết định được đưa ra dựa trên cơ sở nào. Hơn nữa, mỗi thay đổi lớn đều được đưa ra thảo luận trước khi quyết định thử triển khai, nên mọi người thường rất đồng thuận. 

Nguyễn Thùy Linh: Thứ nhất, hồi trẻ tôi không quan tâm lắm đến nhiều thứ, không bao giờ đặt câu hỏi là mình đã làm tốt chưa, hay nên làm điều gì khác đi. Sau khi vào CECEM, tôi luôn đánh giá lại việc mình đã làm, xem cái gì được, cái gì chưa được, và lần sau nên làm như thế nào.

Thứ hai, công việc ở CECEM đã giúp tôi dần định hình quan điểm về phát triển, về con người và cách nhìn nhận con người của mình. Môi trường làm việc cho tôi cơ hội tiếp xúc với nhiều nhóm đối tượng, nhờ đó tôi nhận thấy là khó có thể nói rằng ai hơn, kém ai, mà mỗi người đều có những giá trị nhất định. Tôi cũng học được cách trân trọng sự khác biệt, không nhìn nhận theo một chiều nữa. Ví dụ khi đi đến vùng sâu vùng xa, có rất nhiều cái khó chịu như thiếu điện, thiếu nước chẳng hạn, nhưng nếu mình hướng sự chú ý tới những điều tích cực, thú vị khác, thì sẽ cảm thấy yêu quý mọi thứ hơn rất nhiều. 

Nguyễn Thùy Linh: Chúng tôi thường thảo luận về khái niệm học: học là phải đi học, có bằng cấp, hay là sau mỗi lần hoàn thành công việc, ta lại đánh giá xem mình đã làm gì tốt, và lần sau nên làm gì khác đi? Đối với học viên trong những khóa tập huấn, chúng tôi thường tự nhủ rằng mình không đặt quá nhiều áp lực buộc họ phải giỏi lên, nhưng mình muốn nhìn thấy sự thay đổi của họ, dù là rất nhỏ thôi để thấy rằng họ đã có tiến bộ. Quan trọng là họ có muốn tiến bộ tiếp hay không. Đấy là quan điểm của CECEM về việc học, và chúng tôi cũng áp dụng nó trong việc quản lý nhân viên.

Khi một thành viên trong tổ chức mắc lỗi, các đồng nghiệp luôn duy trì niềm tin rằng người đó đã cố gắng hết sức. Điều quan trọng là họ cần phải nghĩ xem lần sau, họ nên làm gì khác để không mắc lại lỗi đó. CECEM từng có trường hợp một nhân viên thường xuyên nhận được phản hồi không tốt từ phía khách hàng. Về nguyên tắc, người đó có thể bị sa thải ngay lập tức vì gây ảnh hưởng không tốt đến cơ quan. Nhưng mọi người luôn đặt vấn đề rằng mình đi nâng cao năng lực cho người khác, tổ chức khác, vậy tại sao lại không nâng cao được năng lực cho chính thành viên của tổ chức mình? Do đó, mọi người đã lập ra một kế hoạch 6 tháng, trong đó một người được giao nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên đó, giúp người đó tiến bộ. Sau khi thời hạn 6 tháng kết thúc, cả hai bên cùng đánh giá xem liệu người đó có thể tiếp tục công việc được hay không. Thực sự CECEM quan tâm đến con người, chứ không coi nhau thuần túy là nhân viên. 

Nguyễn Thùy Linh: Rủi ro thì có, vì nếu một người thực hiện một đợt tư vấn hay một khóa học không thành công thì điều đó sẽ ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức. Nhưng chúng tôi vẫn tin rằng dù thất bại như vậy, nhưng nhân viên đó đã cố gắng hết sức rồi. Như vậy, vấn đề nằm ở khâu tuyển dụng của tổ chức, chứ không phải tại họ, và câu hỏi đặt ra là phải làm gì tiếp để họ tiến bộ hơn. Đó là điều tôi đã chứng kiến được trong thời gian dài làm việc tại CECEM.

Diễn Ngôn: Khi tuyển dụng nhân viên mới, ngoài những khía cạnh như bằng cấp, kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức, CECEM còn xét đến những vấn đề gì khác để đảm bảo người đó có thể làm tốt công việc được giao?

Nguyễn Thùy Linh: Bằng cấp, kiến thức, kĩ năng bao giờ cũng chỉ là phụ so với thái độ của người ta. Thái độ ở đây là thái độ học: anh có ham học, có muốn thay đổi, muốn làm cái mới hay không. Trong quá trình tuyển dụng, chúng tôi luôn mời ứng viên tham dự một lớp tập huấn của CECEM, để người đó được trải nghiệm cách làm việc của CECEM, và thể hiện khả năng học của mình. Khả năng học không chỉ đơn giản là thông minh, nhanh trí mà còn là anh có lắng nghe được những quan điểm khác nhau hay không. Công việc của tập huấn viên hay tư vấn viên không bao giờ cho phép mình tự mãn rằng mình luôn luôn đúng và mình biết tất cả. Điều quan trọng là anh có đủ “mở” để học hay không.